E' il principale strumento del controllo del sistema aziendale, inteso come pianificazione, programmazione e controllo dell’attività, ovvero come il processo formale attraverso il quale sono definiti gli obbiettivi aziendali, l’impiego e l’allocazione delle risorse. È volto a stimare le entrate e le spese dell’intero esercizio dell’impresa in un breve periodo.
Di norma si riferisce all'anno contabile successivo a quello in cui viene elaborato. Il processo di budget si articola secondo le seguenti fasi:
- formulazione di obbiettivi e programmi di breve periodo;
- verifica sistematica degli obbiettivi raggiunti attraverso l’analisi degli scostamenti;
- intervento con provvedimenti correttivi quando la fase precedente segnali delle disfunzioni gestionali o dei programmi non più validi, al fine di eliminare in futuro gli scostamenti indesiderati.
Composizione del budget: particolare importanza nel budget assumono: pianificazione, controllo e verifica.
- Pianificazione: la necessità di verificare l’attività dell’impresa deriva dalla tendenza a spingere lo sguardo delle proprie possibilità in altri scenari. La pianificazione elimina rischi e incertezze future, ma consente all’impresa ad affrontare nel modo migliore eventuali imprevisti. Perché la pianificazione dell’impresa sia efficace, essa deve predisporre un sistema informativo per rilevare ogni operazione di gestione aziendale, e consentire di individuare possibili divergenze tra l’andamento effettivo e quello stabilito nel piano gestionale.
- Controllo budgetario: le forme di gestione aziendale sono molteplici: molta importanza assume il controllo budgetario, basato sul confronto dei dati stabiliti e i dati relativi finali.La programmazione di gestione perde significato se l’azienda non è in grado di misurare il grado di raggiungimento dell’obbiettivo stabilito. È necessario che essa adotti meccanismi che consentono di osservare e controllare i risultati dell’azienda.
- Verifica: una volta completato il budget, esso dovrà rappresentare un riferimento per chi prende le decisioni. Le voci del budget devono rappresentare per terminologia e natura, quelle che si inseriscono nella contabilità.
Formulazione del budget: i documenti che costituiscono la pianificazione si suddividono, in base ai diversi tipi di analisi, in:
- budget operativi, che hanno la funzione di stimare costi e ricavi relativi al raggiungimento dell’obbiettivo aziendale.
- budget finanziari, che quantificano entrate e uscite derivanti dall’attuazione dei budget operativi.
- budget degli investimenti, che consentono di quantificare le uscite finanziare, necessario per adeguare la struttura aziendale ai programmi di gestione e individuare le modifiche attuate sulla struttura finanziaria.
